Κεντρική Σελίδα
English flag  Αγγλική έκδοση


Οδηγίες Για Τις Web Mailing Lists



Αυτή είναι μία σύντομη περιγραφή για το νέο σύστημα διαχείρισης των mailing lists και αφορά οποιονδήποτε επιθυμεί να πάρει μέρος σε κάποια mailing λίστα του IIBEAA. Η περιγραφή που ακολουθεί είναι σχετικά γενική και αφορά όλες τις λίστες του ιδρύματος. Περισσότερο ειδικές πληροφορίες για την κάθε λίστα υπάρχουν στη κεντρική της σελίδα (https://mail.bioacademy.gr/mailman/listinfo/<όνομα λίστας>).


Γενικά για τις mailing lists

Μία mailing list είναι μία ομάδα από email διευθύνσεις. Κάθε mail λογαριασμός που ανήκει στην λίστα θεωρείται "μέλος" (member) της λίστας. Κάποιος χρήστης μπορεί να γίνει μέλος της λίστας μόνο αφού κάνει εγγραφή στην λίστα (δείτε Εγγραφή σε μία λίστα παρακάτω) . Κάθε email που στέλνεται στην λίστα θεωρείται σαν μία "καταχώρηση" (posting) και προωθείται σε όλα τα μέλη της λίστας. Το νέο σύστημα διαχείρισης των λιστών που προσφέρει αυτή την υπηρεσία κάνει την διαχείριση και χρήση των λιστών του IIBEAA πιο εύκολη και αποδοτική καθώς προσφέρει για αυτές τις λειτουργίες μία διεπαφή βασισμένη στο web. Σε κάθε λίστα υπάρχει ένα μέλος το οποίο είναι ο διαχειριστής της λίστας και ο οποίος είναι υπεύθυνος για την διατήρηση και την σωστή λειτουργία της λίστας. Ερωτήσεις ή παράπονα που αφορούν την λειτουργία μιας λίστας θα πρέπει να απευθύνονται στον διαχειριστή της λίστας.


Εγγραφή σε μία λίστα

Για να μπορέσει κάποιος να γίνει μέλος κάποιας λίστας θα πρέπει πρώτα να εγγραφεί στην λίστα. Αυτό θα του δώσει το δικαίωμα να μπορεί να διαβάζει και να κάνει καταχωρήσεις στην λίστα αλλά και επίσης θα έχει την δυνατότητα μέσω του web να ρυθμίσει επιλογές του λογαριασμού του που αφορούν την συμμετοχή του σε μία λίστα (δείτε Ρύθμιση του προσωπικού λογαριασμού παρακάτω). Παρόλο που το νέο σύστημα διαχείρισης λιστών προσφέρει μία web διεπαφή από την οποία οι χρήστες μπορούν να κάνουν μόνοι τους την εγγραφή σε μια λίστα, προς το παρόν η διαδικασία εγγραφής παραμένει ως είχε μέχρι σήμερα, δηλαδή μετά από επικοινωνία και αίτηση στην Γραμματεία του ΙΒΕΑΑ. Πληροφορίες για την εγγραφή σε μία λίστα υπάρχουν επίσης και στην κεντρική σελίδα κάθε λίστας (https://mail.bioacademy.gr/mailman/listinfo/<όνομα λίστας>).


Κάνοντας μία καταχώρηση στη λίστα

Η διαδικασία αυτή αναφέρεται στην αποστολή ενός email σε κάποια λίστα. Το email αυτό θα πρέπει να στέλνεται στην διεύθυνση <όνομα λίστας>@bioacademy.gr. Κάποιες λίστες είναι ρυθμισμένες έτσι ώστε μόνο μέλη της λίστας να μπορούν να κάνουν μία καταχώρηση στην λίστα ενώ κάποιες άλλες λίστες δέχονται email από οποιονδήποτε. Για την σωστή και αδιάλειπτη λειτουργία μίας λίστας υπάρχουν κάποιοι κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται από τους αποστολείς:



  • Τα emails που στέλνονται στην λίστα θα πρέπει να είναι σε μορφή απλού κειμένου.
    Δηλαδή κείμενο με ιδιότητες όπως bold, italic καθώς και γραμμές, κουκκίδες αρίθμηση κτλ. θα πρέπει να αποφεύγονται καθώς έχουν σαν αποτέλεσμα το email να δημιουργηθεί σε μορφή html και όχι απλού κειμένου.

  • Τα συνημμένα αρχεία στα emails θα πρέπει να χρησιμοποιούνται με προσοχή.
    Οι χρήστες σε γενικές γραμμές θα πρέπει να αποφεύγουν να επισυνάπτουν μεγάλα αρχεία στα email που στέλνουν και πάντα να συμπιέζουν τα αρχεία πριν τα επισυνάψουν στο μήνυμα. Μία mailing λίστα εξυπηρετεί χρήστες που έχουν κοινά ενδιαφέροντα ώστε να ανταλλάσουν ιδέες και σκέψεις, όχι μεγάλα αρχεία.

  • Οι χρήστες πρέπει να ελέγχουν τα αρχεία που επισυνάπτουν για ιούς.
    Αυτό χρησιμεύει στο να κρατηθούν ιοί και άλλα κακόβουλα προγράμματα εκτός της λίστας. Κάποιο μέλος της λίστας δεν θα ήθελε να μολυνθεί από ένα email της λίστας αλλά ούτε και να μολύνει όλα τα υπόλοιπα μέλη της λίστας.

  • Προσπαθείτε να στέλνετε στην λίστα email με περιεχόμενο που αφορά μόνο την εκάστοτε λίστα.
    Κάθε καταχώρηση σε μία λίστα θα πρέπει να είναι σχετική με το θέμα με το οποίο ασχολείται η συγκεκριμένη λίστα. Μηνύματα που δεν ανήκουν στα παραπάνω θα πρέπει να στέλνονται είτε σε άλλη λίστα είτε μόνο σε συγκεκριμένους παραλήπτες που τους αφορούν.




Ανάγνωση των καταχωρήσεων μιας λίστας.

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους κάποιος μπορεί να διαβάσει τα καταχωρημένα emails σε μία λίστα. Υπό κανονικές συνθήκες κάθε email που στέλνεται σε μία λίστα αυτόματα προωθείται σε όλες τις email διευθύνσεις που είναι καταχωρημένες σε αυτή τη λίστα. Έτσι κάθε μέλος της λίστας λαμβάνει στην email διεύθυνση του ένα αντίγραφο του email που στάλθηκε στην λίστα.

Επιπρόσθετα, κάποιος μπορεί να διαβάσει τις καταχωρήσεις σε μία λίστα μέσω ενός Web browser από την Web διεπαφή της λίστας. Όλα τα emails που στέλνονται σε μία λίστα αρχειοθετούνται χρονικά και παραμένουν αποθηκευμένα στον server για κάποιο χρονικό διάστημα. Αυτό μπορεί να φανεί αρκετά χρήσιμο στους χρήστες που δεν βρίσκονται κοντά στον υπολογιστή τους (όπου έχουν περασμένα τα στοιχεία του email λογαριασμού τους) καθώς μπορούν από οποιονδήποτε υπολογιστή με ένα Web browser να έχουν πρόσβαση στις καταχωρήσεις μιας λίστας. Αυτές βρίσκονται στο https://mail.bioacademy.gr/mailman/private/<όνομα λίστας>. Ανάλογα με την  πολιτική της κάθε λίστας, τα αρχειοθετημένα emails της λίστας μπορεί να είναι είτε δημόσια (public) είτε ιδιωτικά (private). Ενώ στα δημόσια επιτρέπεται η ανάγνωση από όλους, στα ιδιωτικά η ανάγνωση επιτρέπεται μόνο στα μέλη της λίστας. Σε αυτή την περίπτωση για να μπορέσει κάποιος να τα διαβάσει θα πρέπει πρώτα να αυθεντικοποιηθεί από το σύστημα δίνοντας τα διαπιστευτήριά του. Τα καταχωρημένα emails για κάθε λίστα παραμένουν αποθηκευμένα στον server για σχετικά αρκετό χρόνο (ανάλογα την λίστα) και αυτός είναι ένας ακόμα λόγος για τον οποίο μηνύματα με μεγάλα σε μέγεθος συνημμένα αρχεία δεν πρέπει να στέλνονται στις λίστες.



Ρύθμιση του προσωπικού λογαριασμού.

Το σύστημα διαχείρισης λιστών προσφέρει μία web διεπαφή στα μέλη μιας λίστας μέσα από την οποία έχουν την δυνατότητα να ρυθμίσουν κάποιες από τις επιλογές του λογαριασμού τους. Στο κάτω μέρος της κεντρικής σελίδας κάθε λίστας https://mail.bioacademy.gr/mailman/listinfo/<όνομα λίστας>, ένα μέλος λίστας αφού δώσει τα διαπιστευτήριά του (διεύθυνση email και password) και αφού αυθεντικοποιηθεί από το σύστημα έχει πρόσβαση στην προσωπική του σελίδα στην λίστα μέσα από την οποία μπορεί να τροποποιήσει και να ρυθμίσει κάποιες επιλογές που αφορούν τον λογαριασμό του όσο αφορά την λίστα.


Διαγραφή από μία λίστα

Τα μέλη μιας λίστας μπορούν επίσης να διαγραφούν από την λίστα. Κάτι τέτοιο θα έχει σαν αποτέλεσμα να χάσουν τα δικαιώματα πρόσβασης που έχουν στην λίστα και να αντιμετωπίζονται από το σύστημα όπως όλοι οι κοινοί χρήστες. Ένας τρόπος για να διαγραφεί κάποιος από την λίστα είναι μέσα από την Web διεπαφή και αφού μπει μέσα στις ρυθμίσεις του λογαριασμού του (δείτε Ρύθμιση του προσωπικού λογαριασμού).


Εναλλακτικά προκειμένου κάποιος να διαγραφεί από μία λίστα μπορεί να επικοινωνήσει απευθείας με το Τμήμα Πληροφορικής και να ενημερώσει για την πρόθεσή του να διαγραφεί από κάποια λίστα.